La era digital en los registros contables y sociales

Abstract

Con la promulgación de la Ley 27.349 de “Apoyo al Capital Emprendedor”, nació la nueva “Sociedad Anónima Simplificada” (SAS). Una novedad propuesta por la S.A.S, viene dada por la incorporación en materia contable de ciertos conceptos como: registros digitales, firma digital, hash y criptograma. A través del Dec. 27/2018 se modificó el art. 61 de la Ley General de Sociedades (L.19.550), autorizando a todos los tipos societarios a sustituir sus libros en soporte papel por registros digitales. El objetivo del presente trabajo será profundizar el análisis de dicha modificación de manera de efectuar un aporte enriquecedor a las presentes Jornadas Universitarias de Contabilidad. Un hash es un algoritmo matemático que transforma cualquier bloque arbitrario de datos en una nueva serie de caracteres con una longitud fija, independientemente de la longitud de los datos de entrada, el valor hash de salida tendrá siempre la misma longitud. Los algoritmos hash más utilizados son el MD5, SHA1, SHA-256, siendo este último el utilizado por la plataforma TAD (Trámite a Distancia) del Ministerio de Modernización de la Nación, que es la Autoridad de Aplicación en lo relativo a firma digital. La ley 25.506 de Firma Digital fue sancionada en 2001 y reglamentada en 2002, establecía las características técnicas que debía cumplir una firma para tener la categoría de digital. Sin embargo, fue recién en 2015 cuando se incorporó al Código Civil, obteniendo la misma validez que la firma holográfica. “Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control...” De la comparación efectuada entre el art. 61 antes y después de la modificación, puede inferirse: - Se desprende del primer párrafo que la sustitución es opcional para los tipos societarios distintos de la SAS. - También puede observarse que la digitalización de los registros ya existía con anterioridad a la vigencia del Dec.27/2018. - La mención efectuada del art. 321 del Código Civil y Comercial de la Nación en cuanto al modo de llevar la contabilidad, continúa inalterable: - La contabilidad debe llevarse sobre una base uniforme de la que resulte un cuadro verídico de las actividades; - Deber permitir la individualización de las operaciones y las correspondientes cuentas deudoras y acreedoras; - Los asientos deben respaldarse con la documentación respectiva, la que debe ser archivada y de fácil localización. - Se entiende que la modificación no altera lo establecido como “Registros Indispensables” por el art.322 del Código Civil y Comercial de la Nación, para los tipos societarios distintos de S.A.S, siendo ellos: a) Diario; b) Inventarios y Balances; c) Aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a desarrollar; d) Los que en forma especial impone este Código u otras leyes. (ej. Libro de Actas). De manera que cada libro en formato papel quedará reemplazado por: - Un registro digital, también llamado “Libro” -art.51-, integrado por un conjunto de archivos digitales que se deben guardar en una carpeta digital en la sede social -art.53- de forma cronológica. - Los archivos digitales firmados digitalmente por la administración. - Una carpeta física conservada en la sede social, con todas las actas o documentos en soporte papel, ordenandos cronológicamente, correspondientes a dicho registro, que hubiesen sido realizadas con firma hológrafa y luego escaneados para su registración. - Una copia de la carpeta digital en una ubicación distinta de la sede social. - Una copia de la carpeta digital en una ubicación virtual, ejemplo Google Drive o similar. El archivo formará parte del registro digital recién cuando esté individualizado y registrado en el ámbito de la IGJ. En conclusión, la incorporación en materia contable de conceptos como: registros digitales, firma digital, hash y criptograma, constituyen una nueva terminología en la disciplina que indiscutiblemente llegó para quedarse. La modificación del art. 61 de la Ley General de Sociedades (L.19.550), autorizando a todos los tipos societarios a sustituir sus libros en soporte papel por registros digitales, es en sí mismo un avance notable en cuestiones de forma, que provocará una disminución significativa en materia de costos, y a la vez la necesidad por parte de los profesionales de capacitarse en estas novedosas cuestiones.